Input:

Uvod

9.5.2019, , Izvor: Verlag Dashöfer

Uvod

On line tečaj za pisanje projekata namijenjen je lakšoj praktičnoj primjeni metodologije upravljanja projektnim ciklusom (PCM – Project Cycle Management) i svrha mu je povećati broj ljudi koji su prošli kroz proces izrade projekata po ovoj metodologiji te ušli u proces primjene projektnog planiranja i projektnog načina razmišljanja pri realizaciji svojih projekata bilo koje vrste, te osigurati što veći broj ljudi koji imaju makar i osnovne pojmove neophodne za pripremu projekata po metodologiji EU. Na ovaj način povećavamo mogućnost i realizacije projekata, rješavanja problema s kojima se susrećemo u svom životnom okruženju te apsorpciju sredstava kroz nadolazeće natječaje EU.

Ovaj tečaj je iskorak koji uz iskustvo i rad može dovesti do osobnog napretka vezano za procese planiranja te lakšeg razumijevanje svega onoga što nas očekuje u budućnosti.

 Zašto pišemo projekte?

U kontekstu društvenog, ekonomskog, znanstvenog i kulturnog razvoja, projekti su kvalitetan način osmišljavanja, organiziranja i praćenja realizacije aktivnosti koje imaju za zadatak osigurati konkretna rješenja određenog problema s kojim se bilo društvo, organizacija ili pojedinac susreću.

Ukoliko projekt realiziraju oni koji su određeni problem prepoznali, uspjeli uobličiti u okvir određene, tražene forme projekta, veća je vjerojatnost da će projekt biti uspješno proveden te imati snažniji utjecaj na okolinu/okruženje zbog koje se projekt provodi.

U kontekstu osiguranja sredstava iz nekih vanjskih izvora, van institucije, organizacije ili nevladine udruge u kojoj radimo i djelujemo, društva u kojemu živimo, projekti su neophodan način dokazivanja naših kreativnih, organizacijskih i upravljačkih kapaciteta.

Na temelju njih, oni koji nam sredstva odobravaju, mogu procijeniti važnost problema, njegov utjecaj na okolinu, društvo i ljude, kao i naše kapacitete da provedemo aktivnosti predložene za rješavanje problema, te na taj način osiguramo planirane rezultate i ostvarivanje zacrtanih ciljeva.

Projektima zamršene i kompleksne situacije iz okruženja svodimo u koherentniju formu koja osigurava i kvalitetnije provođenje aktivnosti uz osiguranje planiranih rezultata i ciljeva. Naravno, uz realan odnos onoga što se želi postići i cijene koštanja provođenja samih aktivnosti, tj. uz realan odnos troška i koristi samog projekta.

 Planiranje i programiranje / projekti i programi

Neke od karakteristika programa su:

  • - Okvir za određene društvene aktivnosti u okviru određenog sektora/područja
  • - Izvode ga ljudi u raznim organizacijama (privatnim ili javnim)
  • - Aktivnost koja se provodi više godina uz mogućnost njene prilagodbe / izmjene
  • - Opis ciljeva i prioriteta za određeni sektor / područje
  • - Određeni/specificirani pokazatelj uvjeta za mjerenje ili projekte
  • - Okvir uvjeta koji se provode (praćenje, plaćanje, kontrola)  
  • - Planiran, proveden i kontroliran set aktivnosti ili projekata

Projekt je:

  • - Konkretna aktivnost u okviru određenog sektora/područja
  • - Izvode ga ljudi u raznim organizacijama (privatnim ili javnim)
  • - Određen ograničavajućim resursima (vrijeme, financije, ljudi)
  • - Sadrži konkretan opis ciljeva i prioriteta
  • - Ima određen budžet za provedbu i vremenski okvir provedbe aktivnosti
  • - Planiran, provediv i kontroliran set aktivnosti

Kao što se može vidjeti, glavna razlika između programa i projekta je što je projekt konkretniji u svojim rezultatima i ima opipljive ishode. Pa ipak, većina pitanja koje treba uzeti u obzir, a vezano za upravljanje projektnim ciklusom, podjednako se odnose i na programe i na projekte.

Što to konkretno znači? Kao najprimjereniji i najjednostavniji primjer programiranja i projektiranja mogu poslužiti Operativni programi (OP-ovi) doneseni, tj. programirani na razinama Republike Hrvatske. Na temelju analize stanja, potencijala i potreba, razvijeni su ciljevi, prioriteti i mjere unutar tih dokumenata, a koji zapravo služe kao smjernice/usmjerenja onima koji mogu participirati na kvalitetan način pri rješavanju potreba određenih područja, uzimajući u obzir programske smjernice, tj. procijenjene najbolje načine rješavanja problema.

Drugim riječima, programi se izrađuju na temelju detaljnih analiza postojećih situacija, te određuju fokus razvoja ili rješavanja određenih problema.

Ovo je značajno za sve one koji imaju potencijala i mogućnosti da se uključe u rješavanje određenih problema i to razvojem kvalitetnih projekata kojima provode aktivnosti usmjerene na rješavanje konkretnih problema s kojima se projekt bavi, a indirektno rješenje pridonosi ostvarivanju ciljeva programa.

Na ovaj način osigurava se sinergijski učinak u provedbi aktivnosti na rješavanju problema, a time, osim boljeg efekta i veće vjerojatnosti pozitivnih rezultata, i dodana vrijednost te dugotrajnost samog efekta i rješenja vezano za određeni problem ili područje na kojemu se radi.

Kao primjer programiranja mogu poslužiti strateški dokumenti i planovi razvoja gospodarskih subjekata pri čemu se definiraju neki dugoročni ciljevi, a unutar njih se definiraju i opet prioriteti (kratkoročniji ciljevi), te unutar prioriteta, mjere. Mjere zapravo, u tom slučaju, kao i onom prethodnom, postaju naši projekti koje provodimo u nekom kratkoročnijem periodu.

Projektno upravljanje (Project management)

Kako je proces pripreme, izrade i provede bilo projekata ili programa zapravo dugotrajan proces i uglavnom, vrlo iscrpljujući, vrlo je bitno u startu da imate jasnu sliku vlastitih sposobnosti i mogućnosti, kao i sposobnosti i potencijala ljudi koji vas okružuju jer će timu koji budete u mogućnosti okupiti ovisiti, kako kvalitetna priprema, tako kasnije i provedba projekta.

Zbog toga niže navodimo neke stvari bitne za realizaciju vaših projekata.

UTJECAJ ORGANIZACIJE

Projekti su obično i tipičan dio neke organizacije i to u mjeri većoj od projekata velikih korporacija, vladinih institucija, zdravstvenih ili međunarodnih institucija, profesionalnih udruženja i drugih. Pa čak kada je sama organizacija projekt u biti (npr. Joint-venture, partnerstvo, zadruga), projekt će biti pod velikim utjecajem jedne ili svih organizacija koji su pomogli pri njegovoj pripremi i pokretanju.

Niže su navedeni neki ključni aspekti većih organizacija za koji postoji velika vjerojatnost da će utjecati na projekt, bez obzira u kojoj se on trenutno fazi nalazi. Ti ključni aspekti su:

Organizacijski sistem

Organizacije koje su projektno orijentirane ili se baziraju na projektima su one organizacije čije se aktivnosti primarno sastoje od projekata. Postoji dvije vrste takvih organizacija:

  • - organizacije ili poslovni subjekti koji svoje prihode ostvaruju provođenjem projekata za druge – arhitektonske tvrtke, inženjerske tvrtke, konzultanti, građevinski izvođači, vladini izvođači, itd.
  • - organizacije koje su usvojile koncept projektnog upravljanja

Ove organizacije nastoje razvijati upravljačke sisteme koji su u skladu i potiču efikasno projektno upravljanje. Na primjer, njihovi financijski odjeli vrlo često su posebno definirani vezano za vođenje knjiga, praćenje i izvještavanje na više istovremenih projekata.

Organizacije koje nisu projektno orijentirane, vrlo često nemaju upravljačke sisteme koji su posebno oblikovani/definirani kako bi poduprijeli provođenje projekata efikasno i efektivno.

Nedostatak projektno orijentiranih sistema obično rezultira vrlo teškom provedbom projekata. U nekim slučajevima, organizacije koje nisu orijentirane na projekte imaju odjele ili pododjele koji jesu orijentirani na projektno upravljanje te na taj način podupiru sam sistem.

Ono što je bitno je da projektni tim mora biti svjestan kako organizacijski sistem utječe na provedbu samog projekta. Ukoliko sama organizacija nagrađuje/plaća svoje operativne menadžere za provedbu projektnih aktivnosti, projektni tim i voditelj projekta moraju imati razrađen sistem praćenja i kontrole kako bi bili sigurni da osoblje koje radi na projektu svoje vrijeme koristi učinkovito.

Organizacijska kultura i stilovi

Većina organizacija ima razvijenu jedinstvenu organizacijsku i poslovnu kulturu koja se može jasno opisati. Ovo se odražava u njihovim zajedničkim vrijednostima, normama, uvjerenjima i očekivanjima, kroz njihove upravljačke politike i procedure; kroz njihove poglede na odnose autoriteta; kao i u nizu drugih faktora. Organizacijske kulture često imaju direktan utjecaj na projekt. Na primjer:

  • - tim koji predlaže neuobičajen ili visoko rizičan pristup ima veliku vjerojatnost dobivanja podrške i odobrenja u agresivnim ili poduzetnički orijentiranim
 
 Pošaljite nam povratnu informaciju
Što mislite o našem portalu?
Vaša poruka je uspješno poslana.
Input: