Input:

Projektni menadžment i upravljanje projektnim ciklusom

9.5.2019, , Izvor: Verlag Dashöfer

Projektni menadžment i upravljanje projektnim ciklusom

Što je projektni ciklus?

U kontekstu pripreme i provedbe projekata, projektni ciklus predstavlja skup alata koji osiguravaju sistematski pristup izrade projekata te na taj način osiguravaju njihovu kvalitetniju provedbu.

Potrebno ga je provoditi pri svakoj izradi projekta jer on osigurava prolazak kroz sve faze analize pa tako kroz te faze na kvalitetan način utvrđujemo:

  • -  Da li nešto predstavlja stvaran problem?
  • -  Za koga je to najveći problem?
  • -  Za koga pišemo projekt?
  • -  Tko projekt može realizirati?
  • -  Na koji način rješavamo problem?
  • -  Što nam za to sve treba?
  • -  Koliko sredstava trebamo za to?
  • -  Tko nam pri tome može pomoći?

Navodno ga je kao alat razvila još 60-tih godina američka vojska kod pripreme i provedbe svojih projekata. Glavni razlozi za primjenu ovakvog pristupa su potreba za osiguranjem efikasnosti i efektivnosti provedbe svojih projekata. Potvrdilo se da se primjenom ovakvog pristupa problemi rješavaju na najučinkovitiji način.

Kasnije učinkovitost ovog modela prepoznaju i svi oni koji financiraju provedbu raznih projekata. Zahtjevi takvih organizacija postaju usmjereni prema modelima koji će za njihove projekte osigurati najveću efikasnost, tj. traže od organizacija koje financiraju da jasno navedu i dokažu potrebe za provedbu svojih aktivnosti baš na predloženi način.

Dakle, svi oni koji žele osigurati sredstva za provedbu svojih aktivnosti trebaju dokazati da su njihove aktivnosti usmjerene prema stvarnim problemima koji se javljaju na terenu ili kod korisnika i da su predložena rješenja uistinu najbolja za rješavanje tih problema.

Naravno da su donatori usmjereni prema odobravanju sredstava za one predložene projekte koji na određenom području rješavaju takve probleme, a sinergija rješenja dovodi do stvarnih promjena na terenu. Ili je barem to ono čemu se neprestano teži. Koraci su možda mali, ali u svakom slučaju neosporni.

Kako su sredstva kojima se projekti mogu financirati, uvijek, ipak ograničena, donatori žele također projekte koji osiguravaju kvalitetna rješenja za određena sredstva povjerena provedbenim organizacijama ili predlagateljima projekata.

Također žele jasnu priču i način na koji će sve ono što je na terenu provedeno za njihova sredstva, provjeriti i dokazati.

Ovdje negdje leži i odgovor na pitanje. Zašto promjenjivati metodologiju upravljanja projektnim ciklusom?

Ova metodologija u jednom zapravo osigurava sve to:

  • - vama kao onome tko piše projekte – da osigurate lakše planiranje svog projekta, da prepoznate stvarne probleme koje treba riješiti i najbolje načine kojima to možete riješiti
  • - vašem donatoru, a recimo da prema nekome i vi tako nastupate – da osigura efikasno korištenje svojih sredstava.

No kako je velik naglasak u cijeloj priči na rješavanju stvarnih problema i najefikasnijem načinu njihova rješavanja, neupitna je mogućnost primjene ove metodologije u raznim segmentima.

Dakle, osim pri pisanju projekata sa jasnim ciljem osiguranja sredstava za njihovo financiranje, moguće ju je primijeniti za pripremu projekata u organizacijama, institucijama, udrugama, razvoju strategija razvoja jedinica lokalne, regionalne samouprave ili cijelih država. Sve zapravo ono što se danas kod nas već i dešava.

Dodatno, ovu metodologiju moguće je primijeniti za planiranje i razvoj projekata ili planiranje za razvoj poslovnih aktivnosti gospodarskih subjekata.

Vezano za odobravanje sredstava projektni ciklus predstavlja discipliniranu izradu ključnih dokumenata dobre kvalitete u svakoj fazi projekta radi osiguravanja strukturiranog i informiranog donošenja odluka.

Ovo uključuje:

  • - Konzultiranje i uključivanje ključnih dionika što je više moguće
  • - Jasno formuliranje i usredotočenost na svrhu projekta u smislu postizanja održivih koristi      za ciljnu skupinu
  • - Korištenje pristupa logičkog okvira za analizu problema i osmišljavanje odgovarajućeg rješenja, tj. izradu projekta
  • - Uključivanje ključnih činitelja kvalitete u izradu projekta od samog početka

ZADATAK 8

Navedite moguće primjene ove metode u vašem okruženju.

Budući se metodologija potvrdila kao kvalitetna, danas PCM postaje standard upravljanja i projektiranja projekata, osiguranja sredstava za provedbu projekata.

Primjenjuju ga organizacije i institucije čije su aktivnosti i djelovanje usmjerene na učinkovitost, tj. sve one koje zanima kvalitetno i opravdano trošenje sredstava za provođenje aktivnosti na rješavanju određenih problema.

Kao takva, ova metodologija je interesantna ili bi trebala biti interesantna jedinicama lokalne i/ili regionalne samouprave, ministarstvima, nevladinim udrugama, gradskim poduzećima, privatnim poslovnim subjektima, zadrugama, klasterima i svima ostalima koji su zainteresirani osigurati kvalitetu svojih organizacija i aktivnosti što ih one provode.

Danas se PCM koristi za jasno definiranje ciljeva, rezultata i aktivnosti pa ga kao metodu koriste sve više i državne institucije za kreiranje svojih razvojnih planova, strategija i politika djelovanja. Glavna karakteristika je uvođenje projektnog načina razmišljanja, tj. provedba aktivnosti usmjerenih na mjerljiv realan rezultat koji se može i provjeriti.

1992. godine ovu metodologiju preuzima i Europska komisija za planiranje svojih programa i odobravanje projekata koji osiguravaju kvalitetne rezultate.

Na ovaj način pridonosi se rješavanju ili osigurava se doprinos rješavanju problema koji su prepoznati u zajednici. Što to točno znači? Na temelju raznih pokazatelja i analize situacije na terenu, EU planira svoje razvojne politike, naravno, usmjerene prema poboljšavanju određenih situacija na terenu. Npr. uočen je problem nepostojanja mogućnosti cjeloživotnog obrazovanja za odrasle ili velik broj obrazovanih osoba koje nisu mogle naći posao.

Jedna od mogućnosti za rješavanje ovog problema je njihova prekvalifikacija ili osiguravanje dodatnih vještina koje će im povećati mogućnost zapošljavanja.

Sukladno tome, EU svoju politiku vezano za smanjenje nezaposlenosti kreira na taj način da si određuje ciljeve gdje želi biti u određenom vremenskom periodu. Nadalje, predlaže mjere i učinkovita rješenja nakon kojih zapravo raspisuje natječaje iz ovog područja. Svi oni koji imaju sličan problem na terenu, trebaju ga prepoznati kao takvog nakon čega se pripremaju ili se javljaju na otvoreni natječaj sa već pripremljenim projektom.

Europska komisija je usvojila UPC (Upravljanje projektnim ciklusom) kao skup alata za izradu, upravljanje i evaluaciju projekata.

UPC se temelji na pristupu logičkog okvira analize i do sada su ga koristili mnogi predlagatelji projekata.

Glavni cilj UPC-a je poboljšati upravljanje svim vrstama internih projektnih aktivnosti te ih pokušati koordinirati u pravom smjeru.

Glavne ključne točke UPC-a su:

  • -  jasni i realistični ciljevi projekta;
  • -  indikatori  „kvalitete”, da bi se povećala dugoročna korist projekta;
  • -  usklađenost projekta i programa sa „općim ciljevima politike”, te njihov doprinos tim ciljevima.

Pristup UPC-a pokriva ne samo tradicionalni pristup projektima ESF-a (Europski socijalni fond), nego i sektorskim Programima unije na koje se njegova načela mogu jednako tako primijeniti.

UPC je zbirka jednostavnih koncepata i zadataka, alata i tehnika, koje uključuju:

  • - Koncept projektnog ciklusa
  • - Standardnu, koherentnu strukturu ključne projektne dokumentacije
  • - Analizu dionika
  • - Logički okvir kao alat za planiranje
  • - Raspoređivanje aktivnosti i resursa

  • Definiranje ključnih činitelja kvalitete

Korištenje svih tih koncepata, alata i standardnih formata dokumenata tijekom cijelog trajanja projekta (financiranog iz ESF-a ili nekog drugog izvora) ponekad se definira kao „integrirani pristup” upravljanju projektnim ciklusom.

Ali moramo imati na umu da korisnost UPC-a uvijek ovisi o kvaliteti dostupnih informacija (posebno od strane planiranih korisnika i ciljnih skupina).

  • Elementi projektnog ciklusa

Projekt je skupina aktivnosti kojima se postiže svrha projekta unutar određenog vremenskog okvira.

Program je skup projekata čiji ciljevi u sprezi doprinose zajedničkom općem cilju, sektoru, području i sl.

Dakle, radi se o različitim razinama planiranja. Unutar određene organizacije možemo „programirati” naše aktivnosti za određeni vremenski period pa govorimo o „programiranju”.

Određeni djelatnici unutar naše organizacije ili pojedini odjeli mogu provoditi aktivnosti kako bi ostvarili dio ciljeva iz našeg programa. Ako gledamo tako pojedinačno, govorimo o različitim projektima koji će dovesti do ostvarivanja određenog programa.

Ovakvi slični procesi rade se na različitim razinama i već smo prije navodili razlike vezano za to.

  • Faze projektnog ciklusa

Upravljanje projektnim ciklusom sastoji se od šest faza:

  • -  faza programiranja
  • -  faza identificiranja
  • -  faza procjene
  • -  faza financiranja
  • -  faza provedbe
  • -  faza evaluacije

Faza programiranja općenito znači analiziranje i identificiranje problema i situacija na nacionalnoj i sektorskoj razini.

Tijekom faze identificiranja, identificira se ideja za projekt i druge akcije, te se analitički pregledavaju za daljnje istraživanje. Tijekom ove faze obično je nužno posavjetovati se o početnoj projektnoj ideji projekta s korisnicima svake akcije, da bi se analizirali regionalni i lokalni problemi. Tijekom ove faze, predlagatelj projekta bi trebao odlučiti da li će ili neće primijeniti sažetak projekta tijekom slijedeće faze.

U trećoj fazi – fazi procjene, relevantna projektna ideja razvija se u operativni projektni plan. Korisnici i ostali dionici bi

 
 Pošaljite nam povratnu informaciju
Što mislite o našem portalu?
Vaša poruka je uspješno poslana.
Input: