Input:

Izrada plana aktivnosti/gantogram

9.5.2019, , Izvor: Verlag Dashöfer

Izrada plana aktivnosti/gantogram

Nakon dovršetka matrice logičkog okvira, može se pristupiti daljnjem planiranju kako bi se planu dodali operativni detalji.

Raspored aktivnosti je metoda predstavljanja aktivnosti projekta koja identificira njihov logički redoslijed, te svaku povezanost koja postoji između aktivnosti. Također se koristi i kao sredstvo za identificiranje osobe odgovorne za provedbu pojedine aktivnosti.

Najčešće korišteni alat za predstavljanje je gantogram tablica rasporeda aktivnosti (Gantt chart), no ponekad se koristi i analiza kritičnog puta (Critical Path Analysis).

Kad je sam logički okvir dovršen, tada je moguće preslikati aktivnosti iz kolone s lijeve strane u format rasporeda aktivnosti. To se najlakše postiže ako je matrica pripremljena na radnom listu računala.

Koraci od kojih se sastoji priprema rasporeda aktivnosti su:

  1. Navesti glavne aktivnosti i pripisati ih rezultatima
  2. Podijeliti glavne aktivnosti u pod-aktivnosti i izvedive zadatke
  3. Pojasniti redoslijed i međuovisnost aktivnosti i zadataka
  4. Procijeniti početak, trajanje i dovršetak svake aktivnosti i zadatka
  5. Identificirati pokazatelje ili ključne korake (milestones) prema kojima se može mjeriti provođenje projekta
  6. Definirati potrebnu ekspertizu za poduzimanje aktivnosti i zadataka
  7. Dodijeliti zadatke članovima projektnog tima
  8. Navođenje glavnih aktivnosti i pripisivanje istih rezultatima

Glavne aktivnosti su sažetak onoga što projekt mora poduzeti kako bi postigao ciljeve projekta.

Dok pripremaju popis, planeri uvijek trebaju imati na umu slijedeće:

  • - Raspoloživi ljudski, fizički i financijski resursi
  • - Kako će svaka aktivnosti voditi prema postizanju projektnih ishoda i pretpostavke koje to podupiru
  • - Rizici i nesigurnosti koje bi mogle utjecati na provedbu aktivnosti
  • - Vremenski okvir projekta
  • - Podjela glavnih aktivnosti u pod-aktivnosti i izvedive zadatke

Svrha podjele aktivnosti u pod-aktivnosti ili zadatke je u tome da ih se dovoljno pojednostavi za lakše organiziranje i izvođenje.

Tehnika se sastoji u podjeli određene aktivnosti u njezine sastavne pod-aktivnosti, a onda se svaka pod-aktivnost podijeli u njezine sastavne zadatke. Tada se svaki zadatak može dodijeliti pojedincu, te postaje njihov kratkoročni cilj.

Glavna vještina je ispravno određivanje razine detalja. Najčešća pogreška je podjela aktivnosti u previše detalja. Podjela treba stati čim planer ima dovoljno detalja za procjenu potrebnog vremena i resursa, a osoba odgovorna za obavljanje samog posla ima dovoljno uputstava o tome što treba napraviti.

  • Pojašnjenje redoslijeda i međuovisnosti aktivnosti i zadataka

Kada se aktivnosti podijele u dovoljno detalja, mora ih se međusobno povezati kako bi se odredio njihov:

  • - Redoslijed – po kojem redu se povezane aktivnosti/zadaci trebaju poduzeti?
  • - Međuovisnosti – da li je određena aktivnost/zadatak ovisan o početku ili dovršetku bilo koje aktivnosti/zadatka?

To se najbolje može objasniti primjerom. Izgradnja kuće se sastoji od brojnih zasebnih, ali međusobno povezanih aktivnosti: iskopavanje i postavljanje temelja; izgradnja zidova; ugradnja vrata i prozora; žbukanje zidova; postavljanje krova; ugradnja vodoinstalacija. Redoslijed diktira da iskopavanje temelja dolazi prije izgradnje zidova; dok međuovisnosti uključuju činjenicu da ne možeš ugraditi vrata i prozore sve dok zidovi ne dosegnu određenu visinu; ili ne možeš dovršiti žbukanje sve dok nisu ugrađene vodoinstalacije. Međuovisnosti se mogu javiti i među inače nevezanim aktivnostima koje će obavljati ista osoba.

  • Procjena početka, trajanja i dovršetka svake aktivnosti i zadatka

Određivanje vremenskog okvira podrazumijeva realističnu procjenu o trajanju svake aktivnosti, a onda se ugrađuje u raspored aktivnosti kako bi se odredili i datumi početka i dovršetka. Ipak, često nije moguće procijeniti vremenski okvir sa potpunom sigurnošću.

Kako bismo bili sigurni da su procjene u najmanju ruku realistične, potrebno je napraviti dvije stvari:

  • - konzultirati ljude koji imaju potrebno tehničko znanje ili iskustvo i
  • - koristiti vlastito iskustvo iz prijašnjih projekata.

Netočnost je česta pogreška, koja često rezultira krivom procjenom potrebnog vremena, a može se javiti zbog brojnih razloga:

  • - propuštanje bitnih aktivnosti i zadataka
  • - nedovoljno dopuštanje međuovisnosti aktivnosti
  • - ne dopuštanje konkurencije resursa (npr. određivanje iste osobe ili dijela opreme da obavlja dvije ili više stvari odjednom)
  • - želja za impresioniranjem s obećanjem o rapidnim rezultatima

  • Identifikacija procesnih pokazatelja ili ključnih koraka (milestones) prema kojima se može mjeriti provođenje projekta

Pokazatelji uključeni u raspored aktivnosti nazivaju se procesni pokazatelji (također i ključni koraci). Ovi pokazatelji pružit će osnovu prema kojoj će se provedba projekta pratiti i njome upravljati. Najjednostavniji procesni pokazatelji su datumi koji su procijenjeni za dovršetak svake aktivnosti. Čvršći procesni pokazatelji mogu se koristiti i kao pokazatelji općeg napredovanja projekta, a mogu se povezati sa tzv. faziranjem projekta. Na primjer, projekt se može razdvojiti u razvojnu fazu (uključuje

 
 Pošaljite nam povratnu informaciju
Što mislite o našem portalu?
Vaša poruka je uspješno poslana.
Input: